Primer paso del feedback: "La Preparación"

¿Es posible desarrollar un buen feedback?

Claro que si, siguiendo el post anterior sobre feedback, hablaremos sobre algunos elementos importantes que no deben dejarse de lado cuando queremos hacer uso de esta herramienta  o emplearlo en la vida misma.

Es cierto también que existe diversas metodologías para desarrollar retroalimentación desde el método del sándwich o hasta aquellas que combinan algunos pasos un tanto más complicados. Yo te propondré algo que me ha funcionado cuando lo he puesto en práctica.

Solo para recordar, el feedback no solo se usa para corregir, sino también para alentar al colaborador en su desarrollo profesional y apreciar lo bueno que está haciendo en el trabajo.

Entonces para desarrollar un buen feedback usaba esta metodología que tiene tres pasos concretos, estos son:

1) Preparación

2) Conversación

3) Trascendencia

Cada paso tiene algunos elementos que necesitan la atención necesaria para ponerlos en práctica, en este post solo hablaremos sobre la preparación.

Preparación: Su propio nombre lo dice es tener todos los elementos necesarios y listos para sostener la conversación de manera adecuada y equilibrada.

Para poder preparar el feedback recomiendo que nos centremos también en cuatro áreas y aquí hago una comparación con el modelo de coaching que se enfoca en el lenguaje, la emoción, el cuerpo y mi relación con el otro.

1) Relación: Al empezar a preparar el feeedback, es importante chequear como esta mi relación con el colaborador, si ha sido tensa o si estoy siendo coherente con lo que digo y hago como líder, en ese sentido no podría darle feedback sobre la tardanza a un colaborador, si usualmente como jefe llego tarde.

Algunas preguntas para clarificar: ¿para qué deseo dar feedback? ¿mi relación con el colaborador gira en el respeto mutuo?, ¿en qué momento la relación se volvió tensa o áspera?, ¿cuál será el resultado que busco después de la conversación de feedback? y ¿en mi relación con el colaborador buscamos los mismos objetivos, somos un nosotros?

Definir hacia donde irá el feedback, puede garantizar mayor probabilidad de éxito en la conversación.  La calidad de mi relación con el colaborador determinará los resultados que puedo alcanzar.

2) Lenguaje: Cuando nos referimos a lenguaje, me refiero a la parte racional, vale decir que debemos separar la paja del trigo, en otros términos, es necesario tener recopilado los hechos concretos y las conductas observadas que haremos referencia durante el feedback.

Es trascendente también desterrar ciertas creencias u opiniones, que tenemos del colaborador, así como etiquetas que hemos estado sosteniendo como: "él es un tardón", "siempre se equivoca en lo mismo", "nunca haces caso"

Entonces preparar la conversación teniendo en cuenta una estructura referencial a seguir es muy importante, escoger cuales serán las áreas a tocar,  como comenzaré rompiendo el hielo, cuales serán las preguntas a emplearse, que peticiones podré hacer al colaborador y las ofertas que como líder podré sostener.

3) Emoción: Las emociones hoy en día juegan un papel importante dentro del ámbito laboral, saber distinguirlas ya es una obligación para todo líder.

En ese sentido las emociones son la energía que a uno le permite realizar una acción específica, ellas están en el día a día, todas las emociones son legítimas, es natural sentirlas y darnos el permiso de poder habitarlas, sin embargo debemos ser conscientes de como canalizarlas.

No hay emociones buenas o malas, pero si aquellas que nos pueden sumar o restar posibilidades dependiendo del ámbito donde nos encontremos, por ello antes de empezar la conversación de feedback es necesario parar, hacer una pausa y respirar.

Lo peor que podemos hacer es estar sobre la ira, el miedo, el remordimiento o la culpa y empezar así el proceso que puede desencadenar en un rechazo por parte del colaborador o que el mismo salga herido.

Sin embargo si estas en una de esas emociones te recomiendo que hagamos la respiración diafragmática o abdominal, en la cual al momento de respirar utiliza la parte del estomago inflando o desinflándolo con el aire que ingresa a nuestro cuerpo. Con está respiración podrás entrar a la calma con facilidad y tomar conciencia de tus emociones.

4) Cuerpo: ¿A qué me refiero con cuerpo?, a la comunicación no verbal, todos tenemos un cuerpo, algunos somos más conscientes otros menos, aunque muchas veces esa conciencia se intensifica cuando en la vida nos asalta un dolor físico o alguna enfermedad, ser capaces de escuchar nuestro cuerpo, nos abre la posibilidad de saber hacia donde vamos o aquello que nos tensa, el impacto en mi relación con el otro.

Nuestro lenguaje corporal puede cambiar nuestra identidad, algo muy profundo y sencillo que lo dijo Amy Cuddy, psicóloga social y profesora de negocio de Harvard, ella sostiene que si nuestro cuerpo cambia nuestra mente también en ese sentido sostener actitudes que nos ayuden a ello, es expandir nuestras posibilidades de transformación.

Aquí sería importante algunas preguntas como: ¿conoces tú propia corporalidad?, ¿cuál es la identidad corporal que sostienes con el otro?

Entonces si queremos un impacto positivo de nuestro feedback,  es necesario preparar la corporalidad, por ello es importante centrar el cuerpo antes de empezar, una postura corporal que podemos utilizar se llama apertura, esta disposición viene de un conjunto de arquetipos inspirados en las artes marciales más algunas aproximaciones de A.Lowen.

¿Cómo se desarrolla la apertura?, pues de pie, que nuestras piernas estén ligeramente separadas a la altura de la cadera y rodillas flexionadas, nuestros brazos abiertos con la palma de la mano mirando hacia arriba y la cabeza ligeramente inclinada hacia un costado, sostener la corporalidad durante 2 minutos. Esta postura te ayudará a sostener esta actitud de apertura para la conversación de feedback.

Por otro lado no olvidar el espacio o lugar donde se hará la retroalimentación, se debe procurar que no existán interrupciones sobre todo si es un feedback evaluativo.

También hago la sugerencia que durante el proceso, las sillas del evaluado como del evaluador estén semi de costado, eso de estar detrás del escritorio o llamarlo a la oficina del jefe, pues a muchos puede hacerles un cortocircuito.

En resumen tener una preparación adecuada de todos estos elementos como: la relación, el cuerpo, el lenguaje y la emoción, ayudará a preparar un feedback eficaz y efectivo,  con el cual podremos cumplir con una conversación equilibrada, orientado al desarrollo del  colaborador y el cumplimiento de los objetivos de la organización.